KINH NGHIỆM XỬ LÝ SỰ CỐ TRONG EVENT
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (event), dù bạn có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì những tình huống bất ngờ vẫn có thể xảy ra. Trong thế giới sự kiện, “đẹp” là chuyện thường, nhưng “chữa cháy” mới là nghệ thuật. Một sự kiện thành công không phải là một sự kiện không có lỗi, mà là một sự kiện mà mọi lỗi lầm đều được xử lý một cách “nuột” nhất, đến nỗi khán giả còn không nhận ra. Việc trang bị cho mình những kinh nghiệm xử lý sự cố trong event không chỉ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ mà còn thể hiện đẳng cấp chuyên nghiệp của người tổ chức.
Trước khi xử lý tình huống, cần hiểu rõ: kế hoạch ứng phó khủng hoảng chính là tấm khiên bảo vệ sự kiện trước rủi ro bất ngờ, không phải bản giấy cất trong ngăn kéo.
Hoàng Quân Event Solutions luôn chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo thành công và an toàn cho mọi chương trình
06 tình huống phổ biến thường gặp nhất và cách giải quyết siêu tốc mà các chuyên gia event không bao giờ tiết lộ.
1. Sự cố âm thanh - ánh sáng - đèn LED
Đây là nỗi ám ảnh kinh hoàng nhất của bất kỳ người làm event nào. Âm thanh, ánh sáng và màn hình LED là “linh hồn” của chương trình. Khi chúng gặp trục trặc (rè micro, cháy loa, lỗi tín hiệu LED, sập nguồn…), khán giả sẽ cảm nhận rõ nhất sự thiếu chuyên nghiệp.
Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED - “linh hồn” của sự kiện
Kinh nghiệm xử lý:
- Nguyên tắc bất di bất dịch: Luôn có ít nhất một bộ kiểm tra (backup) túc trực 24/7 cho mọi thiết bị: micro dự phòng, nguồn điện dự phòng, cáp tín hiệu dự phòng. Họ phải ở vị trí vận hành (phòng điều khiển, tủ điện, sau màn hình LED) để sẵn sàng xử lý trong vòng vài giây.
- Đội kỹ thuật “cơ động”: Trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, nhân viên kỹ thuật không được phép rời mắt khỏi bàn điều khiển hay tủ điện. Đừng để kỹ thuật viên "đi chơi" hay tập trung xem chương trình. Họ phải túc trực và có mặt để xử lý ngay khi có dấu hiệu bất thường đầu tiên.
- Xử lý nhanh: Nếu sự cố kéo dài trên 30 giây, hãy yêu cầu MC lên sân khấu giao lưu với khán giả, giữ nhịp chương trình trong khi kỹ thuật “chiến đấu với thiết bị”.
- Ưu tiên dự phòng: Luôn có micro không dây dự phòng đã được test, máy phát điện dự phòng, và laptop/ laptop dự bị cho chạy nội dung.
2. Nghệ sĩ đến muộn
Lịch trình của ca sĩ, nghệ sĩ rất dày đặc và khó kiểm soát. Việc họ đến trễ 15 - 30 phút là chuyện cơm bữa. Đây là nỗi ám ảnh của bất kỳ Planner nào. Nếu không có kịch bản B, chương trình của bạn sẽ rơi vào khoảng lặng đáng sợ.
Không ít nghệ sĩ đến muộn ảnh hưởng đến chương trình
Kinh nghiệm xử lý:
- Biến tấu chương trình: Ngay khi nhận được tin báo, ngay lập tức trao đổi với đạo diễn và BTC, nhanh chóng đấy các tiết mục dự kiến diễn ra sau lên trình diễn trước.
- Tương tác với khán giả: Đây là “thời điểm vàng” để MC phát huy khả năng “chữa cháy”. Hãy tăng cường tổ chức các mini game ngắn với quà tặng để giữ không khí sôi động.
- Liên tục cập nhật thời gian: Giữ liên lạc với quản lý của nghệ sĩ để biết chính xác thời gian đến và thông báo cho đạo diễn và BTC để có sự chuẩn bị cuối cùng.
3. Cháy chương trình
“Cháy chương trình” là khi thời gian kéo dài hơn dự kiến, dẫn đến nguy cơ kết thúc quá giờ quy định của địa điểm hoặc cắt ngang thời gian của khách mời quan trọng.
Các sự kiện thường bị “cháy thời gian” bởi nhiều tác động yếu tố khác nhau
Kinh nghiệm xử lý:
- Nguyên tắc “cắt xén khôn ngoan”: Trước khi bắt đầu, hãy nhìn vào kịch bản xác định đâu là những phần quan trọng nhất không thể bỏ và phần “mềm” nhất có thể lược bỏ mà không ảnh hưởng đến thông điệp chính và sự hài lòng của khách hàng.
- Thông báo cho các bên liên quan: Nhanh chóng báo cho MC, kỹ thuật, nội dung để tất cả cùng “tăng tốc” một cách đồng bộ.
4. Mưa lớn khiến chương trình bị hoãn
Với sự kiện ngoài trời, mưa là kẻ thù số một. Không chỉ làm hỏng thiết bị, mưa còn khiến khán giả bỏ về, biến sự kiện của bạn thành thảm họa.
Đối với sự kiện ngoài trời, thời tiết là yếu tố bất khả kháng
Kinh nghiệm xử lý:
- Chuẩn bị vật dụng bảo vệ khán giả: Khi mưa bất chợt ập đến, điều đầu tiên cần làm là trấn an và bảo vệ khán giả. Luôn có sẵn một lượng lớn ô, áo mưa dùng một lần để phát ngay cho khán giả, đặc biệt là khu vực VIP và nghệ sĩ.
- Sử dụng thiết bị chuyên dụng: Hệ thống âm thanh, ánh sáng cần có mái che hoặc sử dụng các thiết bị âm thanh, ánh sáng có khả năng chịu nước để đảm bảo chương trình vẫn có thể tiếp tục nếu mưa nhỏ hoặc tạnh nhanh.
- Phương án di dời hoặc tạm hoãn: Nếu mưa quá to kèm sấm sét, an toàn là trên hết. Cần có phương án sơ tán khán giả đến khu vực có mái che hoặc thông báo tạm hoãn, lùi lịch trình chờ mưa tạnh một cách chuyên nghiệp qua MC và loa thông báo.
5. Khán giả xảy ra xích mích ẩu đả
Trong các sự kiện đông người, đặc biệt là lễ hội âm nhạc hay các sự kiện thể thao, những mâu thuẫn nhỏ có thể bùng phát thành ẩu đả, gây mất trật tự và nguy hiểm.
Mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi trong các sự kiện
Kinh nghiệm xử lý:
- “Mắt thần” an ninh: Đội ngũ bảo an không chỉ đứng một chỗ, họ phải liên tục quan sát, phát hiện sớm những dấu hiệu căng thẳng từ đám đông (lời qua tiếng lại, xô đẩy).
- Cách ly nhanh chóng: Khi xảy ra ẩu đả, đội bảo an phải có mặt ngay lập tức để can thiệp và đưa những người liên quan ra khỏi khu vực trung tâm, tránh ảnh hưởng đến không khí chung và đảm bảo an toàn cho số đông.
6. Khán giả ngất do sự kiện quá đông:
Sự kiện càng lớn, không khí càng nóng, nguy cơ khán giả dễ bị sốc nhiệt, ngất xỉu do chen lấn, thiếu oxy càng cao.
Những sự kiện tập trung đông người tiềm ẩn nhiều rủi ro về an ninh, y tế
Kinh nghiệm xử lý:
- Bố trí trạm y tế và đội ngũ túc trực: Phải có ít nhất một trạm y tế với bác sĩ/ nhân viên y tế và các trang thiết bị sơ cứu cần thiết (nước uống, thuốc chống say nắng, bông băng). Đội ngũ y tế phải được bố trí ở vị trí dễ quan sát và dễ tiếp cận.
- Sơ cứu tại chỗ và di chuyển: Khi có người ngất, đội ngũ an ninh sẽ tạo lối đi, nhân viên y tế nhanh chóng tiếp cận sơ cứu và nếu cần thiết sẽ đưa ra khu vực riêng để chăm sóc kỹ hơn hoặc chuyển đến cơ sở y tế gần nhất.
KẾT LUẬN
Kinh nghiệm xử lý sự cố trong sự kiện là cả một quá trình lên kịch bản, dự trù rủi ro (risk management) và tập huấn cho toàn bộ nhân sự trước khi sự kiện diễn ra. Một sự kiện thành công là một sự kiện mà khán giả không hề hay biết có bao nhiêu tình huống đã được giải quyết ở hậu trường. Hãy luôn chủ động, quan sát và sẵn sàng hành động!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: 028 3811 9599
Hotline/ Zalo tư vấn: 0768 687 666 – 0906 807 969 - 0939 819 687
Email: hoangquanevents@gmail.com
