CHECKLIST EVENT: NHỮNG HẠNG MỤC CẦN CÓ CHO LỄ KHỞI CÔNG

CHECKLIST TỔ CHỨC LỄ KHỞI CÔNG ĐẦY ĐỦ CHO DOANH NGHIỆP

 

Lễ khởi công (Groundbreaking Ceremony) là cột mốc tâm linh và truyền thông đặc biệt quan trọng, đánh dấu bước gạch nền đầu tiên của một công trình, dự án bất động sản hay nhà xưởng. Một buổi lễ diễn ra suôn sẻ, đúng nghi thức không chỉ mang lại sự may mắn về mặt phong thủy mà còn là lời khẳng định uy tín, năng lực tài chính của chủ đầu tư trước đối tác và chính quyền địa phương.

Hoàng Quân Event gợi ý checklist tổ chức lễ khởi công chuyên nghiệp

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp thường gặp tình trạng:

• Thiếu hạng mục vào phút chót
• Setup không đúng tiến độ
• Phát sinh chi phí ngoài kế hoạch
• Vận hành thiếu đồng bộ
• Sự cố kỹ thuật tại công trường

Để đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo, không sai sót, Hoàng Quân Event gửi đến bạn bảng checklist tổ chức lễ khởi công chi tiết và toàn diện nhất dưới đây.

 

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ CHECKLIST LỄ KHỞI CÔNG?

Lễ khởi công thường được tổ chức tại các nhà máy, công trường, dự án tại khu công nghiệp, khu dân cư mới hay cảng logistics. Đây đều là những địa điểm có nhiều yếu tố phát sinh về thời tiết, an toàn về mặt bằng thi công, điện nguồn hay vận hành sự kiện.

Việc có checklist rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ triển khai, tránh thiếu sót hạng mục, tối ưu ngân sách, giảm rủi ro vận hành và đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.  

 

CHECKLIST CÁC HẠNG MỤC CHUẨN BỊ TRƯỚC SỰ KIỆN

Giai đoạn tiền sự kiện quyết định đến 70% sự thành công. Doanh nghiệp cần hoàn thành các đầu việc sau trước ngày diễn ra lễ khởi công từ 2 - 4 tuần:

Thủ tục pháp lý & Khách mời

• Xin cấp phép tổ chức sự kiện từ Cơ quan ban ngành địa phương.
• Hoàn thiện văn bản, giấy phép xây dựng của dự án (điều kiện bắt buộc để khởi công).
• Lập danh sách khách mời (Đại biểu chính quyền, Chủ đầu tư, Đối tác, Nhà thầu, Truyền thông).
• Thiết kế, in ấn và gửi thiệp mời (gửi trước ít nhất 7 - 10 ngày).
• Xác nhận số lượng khách tham dự chính thức để chuẩn bị layout và tiệc.

Mặt bằng tổ chức sự kiện lễ khởi công ngoài trời phải được khảo sát cẩn thận trước khi thực hiện thi công

Khảo sát & Xử lý mặt bằng thực tế

• Đo đạc diện tích khu vực diễn ra buổi lễ, tính toán phương án chịu lực của nền đất.
• Tiến hành dọn dẹp, san lấp mặt bằng tạm thời, lu lèn nền đất để đảm bảo an toàn cho khu vực sân khấu và nhà bạt.
• Định vị khu vực đậu xe, lối vào cho khách VIP và lối đi kỹ thuật.
• Kiểm tra nguồn điện tại công trường; chuẩn bị phương án máy phát điện dự phòng công suất lớn.

 

CHECKLIST HẠNG MỤC THIẾT BỊ LỄ KHỞI CÔNG ĐẦY ĐỦ

Thiết kế concept lễ khởi công

Một concept đồng bộ sẽ giúp chương trình chuyên nghiệp và tạo dấu ấn truyền thông tốt hơn. Các hạng mục cần thiết kế thông thường, gồm:

• Backdrop sân khấu
• Cổng chào
• Booth check-in
• Standee
• Khu vực tiếp khách
• Bàn ghế đại biểu
• Branding doanh nghiệp
• Khu vực nghi thức khởi công
• Visual LED nếu có màn hình LED

Tùy lĩnh vực doanh nghiệp mà concept có thể theo hướng sang trọng, hiện đại, tối giản hay mang màu sắc nhận diện thương hiệu.

 

Checklist trang thiết bị và hạ tầng sự kiện (Hạng mục phần cứng)

Đối với các sự kiện ngoài công trường, thời tiết và địa hình là hai rủi ro lớn nhất. Hệ thống phần cứng phải đảm bảo tính kiên cố và chuyên nghiệp:

Toàn cảnh khu vực đón khách tại lễ khởi công do Hoàng Quân Event thực hiện

Khu vực đón khách và Nhà bạt không gian

• Nhà bạt không gian khẩu độ lớn: Đạt tiêu chuẩn kiên cố, có bạt vách che mưa/ nắng.
• Cổng chào sự kiện: Cổng hơi hoặc cổng cứng thiết kế riêng theo nhận diện thương hiệu.
• Thảm trải dẫn đường từ khu vực đón khách vào đến nhà bạt trung tâm. Thông thường, các đơn vị sự kiện sẽ mặc định sử dụng thảm đỏ, hoặc các màu khác theo yêu cầu dựa trên tone màu chính của doanh nghiệp.
• Bàn hội nghị setup khu vực lễ tân: Đón khách, rà soát danh sách, cài hoa đại biểu, tặng quà khách mời (nếu có),...
• Quạt công nghiệp, quạt điều hoà hơi nước.

Hình ảnh khu vực bàn ghế khách mời tại Lễ Khởi công dự án Toà nhà Văn phòng Mekophar do Hoàng Quân Event tổ chức

Khu vực sân khấu chính & Thiết bị vận hành

• Sân khấu chính: Chiều cao phù hợp tầm nhìn, khung sắt chịu lực tốt, bọc thảm.
• Backdrop sân khấu: Sử dụng màn hình LED hoặc in bạt hiflex chất lượng cao, căng khung sắt, gia cố tự đứng.
• Bục phát biểu: Dán decal fomex logo dự án/ chủ đầu tư, trang trí bằng hoa tươi và micro cổ ngỗng đi kèm.
• Hệ thống âm thanh: Nên lựa chọn sử dụng gói thiết bị có độ phủ rộng, lọc âm tốt vì không gian công trường trống trải, dễ loãng tiếng.
• Hệ thống ánh sáng: Đủ công suất chiếu sáng mặt sân khấu và khu vực đại biểu.
• Bàn ghế đại biểu: Bàn hội nghị IBM và ghế banquet thắt nơ, setup khu vực khách mời thông thường.

Cận cảnh bộ dụng cụ nghi thức khởi công được thi công riêng cho chủ đầu tư Trung Quốc do Hoàng Quân Event cung cấp

Bộ dụng cụ nghi thức khởi công

• Hộc xúc cát khởi công: In dán decal tên dự án/ chủ đầu tư.
• Xẻng xúc cát: Quấn ruy-băng hai màu đỏ, trắng hoặc tone màu theo yêu cầu trang trọng.
• Mũ bảo hộ, găng tay trắng dành cho đại biểu thực hiện nghi thức.
• Pháo điện, pháo kim tuyến: Kích hoạt ngay khi tiếng xẻng đầu tiên chạm cát.
• Khui rượu Champagne: chúc mừng sau nghi thức xúc cát.
• Mâm cúng khởi công trọn gói: Mâm cúng chay hoặc gói đầy đủ heo quay, gà luộc, hoa quả, giấy tiền, bài tế cúng thần linh/ thổ địa chuẩn phong thủy.

 

Checklist nhân sự sự kiện & Kịch bản điều phối: Hạ tầng tốt cần một đội ngũ điều phối nhịp nhàng để chương trình không có "giây chết":

MC là người “cầm trịch” sự thành công của chương trình

• MC chương trình: Ngoại hình sáng, giọng đọc trang trọng, bản lĩnh xử lý tình huống tốt.
• Đội ngũ PG/ PB đón khách: Đồng phục chỉn chu, hỗ trợ cài hoa, dẫn khách vào chỗ ngồi và bê khay dụng cụ cắt băng/ xúc cát.
• Đội múa Lân Sư Rồng: Múa mở màn rước tài lộc, tạo tiếng vang khuấy động không khí công trường.
• Các tiết mục nghệ thuật biểu diễn: Ca sĩ, nhóm múa phù hợp với tính chất trang trọng của buổi lễ.
• Đội ngũ helper, kỹ thuật viên: Đội ngũ nhân sự này có trách nhiệm túc trực tại bàn mixer âm thanh, ánh sáng xuyên suốt sự kiện, đồng thời phải phối hợp nhịp nhàng giữa nhân sự điều phối và khách hàng.
• Đội ngũ media: Nhân sự quay phim, chụp ảnh lấy góc toàn cảnh dự án, khoảnh khắc nghi thức và những khoảnh khắc quan trọng trong chương trình.
• Tiệc nhẹ tiếp đãi: Teabreak, finger food sau khi kết thúc phần lễ chính.

 

Chuẩn bị truyền thông sự kiện

Theo xu hướng hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chỉ tổ chức lễ khởi công mà còn xem đây là dịp để “đánh bóng” thương hiệu thông qua các hoạt động như: PR báo chí, livestream sự kiện, video recap, media social và build nội dung viral truyền thông.

Đội ngũ media góp một phần lớn vào sự thành công của chiến dịch truyền thông

Để thực hiện được việc này, cần một checklist truyền thông rõ ràng và cụ thể, gồm:

• Kịch bản media, kịch bản video recap
• Danh sách khách mời báo chí
• Thiết kế các ấn phẩm truyền thông  
• Đội ngũ photographer và videographer
• Đội ngũ kỹ thuật vận hành flycam (đối với hạng mục này, ban tổ chức cần chuẩn bị và xin giấy phép bay camera đầy đủ).

 

Kiểm tra timeline vận hành

Timeline chương trình là “xương sống” của toàn bộ sự kiện, đặc biệt là với các lễ khởi công. Ban tổ chức cần có các timeline cơ bản như:

• Timeline setup
• Timeline đón khách
• Timeline biểu diễn
• Timeline nghi thức
• Timeline phát biểu
• Timeline teardown

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ luôn chuẩn bị sẵn sàng các file timeline chi tiết, checklist onsite và PIC (person in charge – nhân sự chịu trách nhiệm chính) cho từng hạng mục.

 

Chuẩn bị phương án dự phòng

Lễ khởi công ngoài trời luôn có khả năng phát sinh: mưa, mất điện, trễ khách VIP, sự cố kỹ thuật, kẹt xe vận chuyển,... Do đó, ban tổ chức cần phải chuẩn bị các phương án dự phòng cho những sự cố bất ngờ trên, như: máy phát điện, bạt che, thiết bị sự kiện backup, nhân sự standby và các phương án dời timeline.

Đây là yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa đơn vị sự kiện chuyên nghiệp và đơn vị chỉ “setup cơ bản”.

 

VÌ SAO NÊN CHỌN HOÀNG QUÂN EVENT TỔ CHỨC LỄ KHỞI CÔNG?

Hoàng Quân Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trực thuộc hệ sinh thái Sài Gòn Light Event với lợi thế:

• Hơn 10 năm kinh nghiệm thực chiến
• Hệ thống thiết bị sự kiện riêng
• Chủ động nhân sự vận hành
• Quy trình triển khai đồng bộ
• Khả năng setup nhanh tại công trường
• Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Chúng tôi đã triển khai nhiều chương trình khởi công – động thổ - khánh thành – khai trương cho nhiều nhà máy, dự án bất động sản, công trình hạ tầng hay khu công nghiệp. Hoàng Quân Event không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi lễ khởi công chuyên nghiệp mà còn hỗ trợ tạo dựng hình ảnh thương hiệu chỉn chu ngay từ ngày đầu tiên của dự án.

 

MỘT SỐ DỰ ÁN KHỞI CÔNG TIÊU BIỂU DO HOÀNG QUÂN EVENT THỰC HIỆN

Dự án Công viên Trường đua Phú Thọ

Toàn cảnh nghi thức xức cát khởi công dự án Công viên Khu Trường đua Phú Thọ do Hoàng Quân Event thực hiện

Dự án Công viên Khu Trường Đua Phú Thọ - Khu vui chơi giải trí phục vụ thanh thiếu niên với tổng diện tích hơn 6.45 ha và được dự kiến hoàn thành trong giai đoạn 2025 – 2026. Công viên được thiết kế theo ý tưởng “Khối kim cương xanh”, gồm nhiều hạng mục hiện đại và thân thiện môi trường. Công trình là dự án tiêu biểu cấp Thành phố, nằm trong đợt thi đua cao điểm năm 2025 chào mừng Đại hội Đảng bộ TP.HCM lần thứ XII và Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XIV của Đảng.

 

Dự án Long Hậu LEED Park

Đội ngũ nhân sự Hoàng Quân Event đứng sau sự thành công lễ khởi công dự án Long Hậu LEED Park

Dự án được triển khai với quy mô công trình 4 tầng, định hướng trở thành trung tâm hậu cần và sản xuất theo tiêu chuẩn ESG – LEED – phát triển bền vững, tối ưu cho hoạt động logistics và sản xuất thế hệ mới.

• Chứng nhận LEED: Đơn giản hóa việc tuân thủ Phát thải gián tiếp (Scope 3) cho các chuỗi cung ứng toàn cầu, giúp khách thuê dễ dàng vượt qua các kỳ đánh giá nhà cung cấp và đạt được các chứng nhận doanh nghiệp công nghệ cao.
• Mô hình Nhà máy Hỗn hợp (Hybrid): Thiết kế mặt sàn linh hoạt kết hợp giữa sản xuất, kho bãi, văn phòng và R&D, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không tốn chi phí di dời.
• Hạ tầng Công nghệ dùng chung: Hệ thống thang máy tích hợp xe tự hành AGV, kiểm soát chất lượng không khí tiêu chuẩn ASHRAE và hệ thống an ninh tập trung luôn sẵn sàng sử dụng, giúp khách thuê tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

 

Trung tâm Chăm sóc, Khám và Điều trị Chất lượng cao cho Cán bộ của Bệnh viện Thống Nhất

Sự kết hợp giữa Hoàng Quân Event, Sài Gòn Light Event và Tổng Công ty 789 – Bộ Quốc phòng tại Lễ Khởi công Trung tâm Chăm sóc, Khám và Điều trị Chất lượng cao cho Cán bộ của Bệnh viện Thống Nhất

Trung tâm Chăm sóc, Khám và Điều trị Chất lượng cao của Bệnh viện Thống Nhất là dự án có vốn đầu tư 786 tỷ đồng, tổng diện tích sàn xây dựng dự kiến 32.276,8 m2, nằm trong khuôn khổ Lễ khởi công, khánh thành, thông xe kỹ thuật các dự án, công trình chào mừng Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIV của Đảng, theo chương trình chung do Chính phủ tổ chức trên phạm vi toàn quốc.

 

Dự án đầu tư xây dựng Nhà khách Bộ Tổng Tham mưu phía Nam

Hoàng Quân Event hân hạnh trở thành đối tác tổ chức lễ khởi công tin cậy của Tổng Công ty 789 – Bộ Quốc phòng

Lễ Khởi công dự án đầu tư xây dựng Nhà khách Bộ Tổng tham mưu phía Nam (K25-NK) do Hoàng Quân Event phối hợp cùng Tổng Công ty 789 – Bộ Quốc phòng thực hiện. Đây là dự án nằm trong chương trình Chào mừng thành công Đại hội lần thứ XIV của Đảng Cộng sản Việt Nam.

 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Hotline: 028 3811 9599

Hotline/Zalo tư vấn: 0768 687 666 – 0906 807 969 – 0939 819 687

Email: hoangquanevents@gmail.com