NHỮNG SAI LẦM KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN: "GÓT CHÂN ACHILLES" CỦA CÁC NHÀ LÀM EVENT
Trong ngành tổ chức sự kiện, ranh giới giữa một chương trình "bùng nổ" và một thảm họa truyền thông đôi khi chỉ cách nhau bởi một chi tiết nhỏ bị bỏ sót. Nhiều doanh nghiệp khi tự triển khai thường mắc phải những sai lầm khi tổ chức sự kiện trông có vẻ vô hại nhưng lại dẫn đến những hệ lụy cực kỳ nghiêm trọng về uy tín thương hiệu.
Dưới đây là bản tổng hợp chi tiết từ Hoàng Quân Event Solutions về những sai lầm dễ bỏ qua nhất.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tránh sai sót tại Hoàng Quân Event Solutions
1. Sai lầm trong khảo sát địa điểm
Nhiều người chỉ xem mặt bằng qua sơ đồ 2D hoặc ảnh chụp mà quên rằng thực tế có thể rất khác.
Những lỗi thường gặp trong quá trình khảo sát địa điểm có thể kể đến là không kiểm tra chiều cao trần, điều này làm ảnh hưởng đến lắp đặt màn hình LED. Bên cạnh đó, việc không đo công suất điện năng cũng có thể gây sập điện khi chạy âm thanh ánh sáng nặng.
Giải pháp cho các trường hợp trên là luôn có ít nhất hai buổi khảo sát kỹ thuật cùng với đội ngũ thi công trước khi ký hợp đồng thuê sảnh.
2. "Bỏ quên" kịch bản dự phòng cho thời tiết
Đặc biệt với các sự kiện outdoor, thời tiết là kẻ thù số một. Một cơn mưa rào bất chợt có thể cuốn trôi toàn bộ ngân sách hàng tỷ đồng nếu bạn không có phương án B (ví dụ: nhà bạt, ô dù, hoặc sảnh chờ dự phòng,...)
3. Quản lý “Guest Flow” kém
Những sai trong việc quản lý Guest Flow (dòng khách mời) tưởng nhỏ nhưng nghiêm trọng và thường xuất hiện ở khâu check-in.
Nếu không chuẩn bị kĩ, khách mời có thể phải xếp hàng dài dưới nắng hoặc sảnh chờ quá chật chội, gây tâm lý bực bội ngay từ khi chưa bắt đầu chương trình.
Nên sử dụng công nghệ QR Code hoặc bố trí thêm nhân sự PG điều phối tại các điểm nút giao thông trong sự kiện để tránh xảy ra tình trạng này.
Nhân sự PG Hoàng Quân Event Solutions đang hỗ trợ khách mời check-in
4. Hệ thống âm thanh, ánh sáng không tương xứng với không gian
Sử dụng loa quá nhỏ cho không gian rộng hoặc đèn rọi quá mạnh gây chói mắt khách mời là những lỗi kỹ thuật sơ đẳng. Âm thanh ánh sáng chính là "linh hồn" dẫn dắt cảm xúc, nếu khâu này lỗi, thông điệp của bạn sẽ không thể chạm đến khán giả.
5. Thực đơn tiệc thiếu sự tinh tế
Đừng chỉ chọn những món đắt tiền cho thực đơn (catering), hãy chọn những món phù hợp với tính chất sự kiện.
Một lưu ý nhỏ đó là cần có phương án cho khách dị ứng, khách ăn chay hoặc thực phẩm vùng miền nếu có khách quốc tế. Việc khách bị ngộ độc thực phẩm hoặc không có gì để ăn là một thảm họa đối với ban tổ chức.
6. Quá tải nội dung trong kịch bản chương trình
Một sai lầm khi tổ chức sự kiện phổ biến là tham chi tiết. Kịch bản quá dài với quá nhiều bài phát biểu lê thê sẽ khiến khách mời mệt mỏi và bỏ về sớm trước khi đến phần quan trọng nhất.
Liên hệ ngay Hoàng Quân Event Solutions để có giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
7. Thiếu sự kết nối giữa các bộ phận nhân sự
Khi MC nói một đằng, kỹ thuật bấm nhạc một nẻo, đó là kết quả của việc thiếu tổng duyệt. Mỗi nhân sự từ âm thanh, ánh sáng đến PG, bảo vệ đều phải nắm rõ "từng nhịp thở" của chương trình.
8. Không chú trọng an ninh và an toàn cháy nổ
Nhiều sự kiện bỏ qua khâu kiểm tra lối thoát hiểm hoặc không có đội ngũ y tế túc trực. Đây là sai lầm có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nặng nề nếu có sự cố xảy ra.
9. Bỏ qua sức mạnh của Social Media Seeding
Nhiều đơn vị tổ chức xong là thôi. Việc thiếu các hoạt động tương tác trên mạng xã hội trước, trong và sau sự kiện khiến hiệu ứng truyền thông bị giảm đi 50%.
10. Không có báo cáo và đo lường hiệu quả (ROI)
Kết thúc sự kiện không có nghĩa là hết việc. Sai lầm lớn nhất là không thu thập Feedback từ khách mời và không có báo cáo tổng kết để rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Đừng để sự kiện của bạn trở thành bài học rút kinh nghiệm
Tổ chức sự kiện là một nghệ thuật của sự chi tiết. Thay vì tự mình đối mặt với hàng tá rủi ro, hãy để những chuyên gia thay bạn lo liệu. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Tổ chức sự kiện, Hoàng Quân Event Solutions tự tin là “người đồng hành” nâng tầm sự kiện của bạn!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Hotline: 028 3811 9599
Hotline/ Zalo tư vấn: 0768 687 666 - 0906 807 969 - 0939 819 687
Email: hoangquanevents@gmail.com
